Eventos

Cada proposta nova começa a abrir propostas antigas.

Já fizeste este evento. A estrutura, os serviços e o formato existem, espalhados por propostas anteriores, emails de fornecedores e pastas de fotos. O trabalho não é decidir, é ir buscar.

Sabes fazer o evento. O que custa é remontar o que já fizeste.

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Contexto

Onde vive a informação hoje

Numa agência de eventos a informação não falta, está partida. As propostas anteriores estão na Drive, as horas dos fornecedores estão no email, as fotos estão numa pasta por evento, e a data está no calendário partilhado. Nada disto fala com nada. Quando chega um pedido novo, alguém abre quatro sítios e cola.

As propostas de eventos parecidos, com a estrutura e os serviços que costumas incluir
Os emails de fornecedores, onde estão as janelas de catering e as horas de chegada
O kit de marca e o formato da casa, que uma proposta tem de respeitar
As fotos e os números de presença de cada evento, para o fecho

Navegar

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Ação

O que passa a acontecer sozinho

Pedes em linguagem normal, no canal onde a equipa já fala sobre o evento. O agente vai buscar aos eventos parecidos que já fizeste, monta no formato da casa e devolve ali, pronto a rever. O run sheet do sábado sai do template com as horas preenchidas a partir das confirmações que já estão no email, e o que ainda não tem hora confirmada aparece marcado em vez de aparecer vazio.

A proposta montada a partir dos eventos parecidos, já no formato da casa
O formulário de inscrição criado e a data reservada no calendário partilhado
O run sheet do dia com as chegadas e as janelas preenchidas, e o que falta sinalizado
O deck de fecho com as presenças, uma seleção de fotos e a nota de agradecimento no tom da casa

Geometrizar

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Quem responde

Quem responde quando erra

Uma proposta não sai sozinha. O agente devolve o deck e pergunta se os preços estão confirmados antes de preparar o envio. Quem revê é a mesma pessoa que revia antes, com a diferença de que já tem alguma coisa à frente para rever. As regras de quem aprova o quê ficam escritas, e o que o agente fez fica registado.

Nada sai para o cliente sem uma pessoa aprovar
O que o agente leu e escreveu fica registado, dia a dia
As regras de aprovação ficam escritas antes de o agente entrar

Atracar

Duas formas

O que sai da escada tem uma de duas formas. Já construímos as duas.

Agente no canal
A operação de um evento já vive num canal por evento. É aí que o agente entra: lê o que ali está, usa as pastas e os calendários ligados àquele canal, e devolve na mesma conversa.
Arquivo com agente
Os eventos anteriores são o teu maior ativo e o mais difícil de consultar. O arquivo com um agente por cima torna-os pesquisáveis por semelhança, não por nome de ficheiro.

Por onde começa

Começa por perceber onde a informação de um evento se parte, antes de automatizar seja o que for.

Ver os três degraus

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