Contabilidade

O trabalho não é fechar o mês. É andar atrás de documentos.

A parte técnica é a que menos tempo leva. O tempo vai para cruzar o que entrou com o que estava previsto, e para pedir aos clientes, um a um, o que ainda falta.

Sabes o que falta. Escrever a pedir é que ocupa o dia.

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Contexto

Onde vive a informação hoje

Num gabinete a informação chega de fora e chega desorganizada: faturas numa pasta, um orçamento numa folha, documentos que uns clientes enviam e outros não. Cruzar isto é trabalho mecânico e é onde vai o tempo de quem devia estar a analisar.

As faturas de fornecedores do período, na pasta ligada ao canal do cliente
O orçamento contra o qual essas faturas fazem sentido ou não fazem
A lista do que falta para fechar o período, por cliente
O tom com que o gabinete escreve aos clientes, que não é o mesmo para todos

Navegar

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Ação

O que passa a acontecer sozinho

Pedes o cruzamento e recebes uma tabela de desvios, fornecedor a fornecedor, com o previsto, o real e a diferença, filtrada acima do limite que interessa. Deixas de ler tudo para ler só o que sai da linha. E o email a pedir os documentos que faltam sai rascunhado, no tom do gabinete, com a lista concreta do que falta àquele cliente.

A tabela de desvios com o previsto, o real e a diferença, por fornecedor
Só o que passa o limite que definires, e não a lista inteira
O email ao cliente rascunhado, com a lista concreta do que falta
A resposta a "o que falta ao cliente X?", no momento em que perguntas

Geometrizar

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Quem responde

Quem responde quando erra

Um desvio que o agente aponta traz a fatura de onde saiu, para ser confirmado antes de ser tratado. Nenhum email sai sem o contabilista aprovar, porque a relação com o cliente é do gabinete. E cada cliente é um contexto separado: o que se passa num não aparece noutro, e isso está escrito nas regras do agente.

Um desvio apontado traz o documento de onde saiu
Nenhuma comunicação sai sem o contabilista aprovar
Cada cliente é um contexto, e a separação está escrita nas regras

Atracar

Duas formas

O que sai da escada tem uma de duas formas. Já construímos as duas.

Agente no canal
Cada cliente já tem um canal e uma pasta. O agente vive nesse canal, e é isso que faz com que responda sobre aquele cliente e não sobre outro.
Arquivo com agente
Os períodos anteriores explicam o período atual. O arquivo com um agente por cima permite perguntar em vez de reabrir pastas.

Por onde começa

Começa por um cliente e um cruzamento, e vê quanto do fecho é análise e quanto é recolha.

Ver os três degraus

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